Der Projektantrag ist das Dokument, dass dem Entscheidungsgremium (i.d.R. dem Lenkungsausschuss) als Grundlage seiner Entscheidung vorgelegt wird.

Je nach Art des Projektes enthält der Projektantrag unterschiedliche für die Projektfreigabe relevante Informationen:

• Zielsetzung des Projektes
• Aufgabenstellung
• Beteiligte Unternehmensbereiche
• Benötigte Ressourcen
• Rahmenbedingungen
• Wichtige Termine
• Auftrageber

Mit dem Projektauftrag werden dem Projekt ein Budget zugewiesen und ein Projektleiter mit der Durchführung des Projektes beauftragt.

engl.: requirement specification

Ein Lastenheft beinhaltet die i.d.R. qualitativ formulierten Anforderungen an das Projekt. Diese Anforderung sind häufig noch inkonsitent.

Im Lastenheft steht also, welche Anforderungen aus Sicht des Kunden und aus der Sicht des Unternehmens an das zu entwickelnde Produkt gestellt werden.

engl.: functional / system specification

Ein Pflichtenheft beinhaltet die quantitativ und konsistent formulierten Ziele eines Projektes (überprüfbare Sollvorgaben).

Das Pflichtenheft ist das Ergebnis der Konzeptentwicklung und der Projektablaufplanung. Hat der Projektleiter das Pflichtenheft fertiggestellt, liegt ein durchgängiger Plan für die Inhalte und die die Durchführung des Realisierungsprojektes vor.

Im Pflichtenheft steht also, wie die im Pflichtenheft genannten Anforderungen erfüllt werden können.

Da sich i.d.R. die Anforderungen während des Projektablaufs ändern, wird es nicht nur eine Version des Pflichtenheftes geben. Vorversionen entstehen schon in der Konzeptphase, Überarbeitungen während des Projektablaufes.

Es ist überaus sinnvoll, genau zu dokumentieren, welche Pflichtenheft-Ziele aus welchen Lastenheft-Anforderungen erwachsen sind. Nur so kann verhindert werden, dass längst aufgegebene Anforderungen in weiteren Überarbeitungen des Pflichtenheftes unnötig berücksichtigt werden.