Die Projektbudgetierung wird in drei Schritten durchgeführt. Zunächst werden die benötigten Ressourcen abgeschätzt (Ressourcenschätzung). Die benötigten Ressourcen werden mit Kostensätzen bewertet (Kostenschätzung). Werden die geplanten Mittel dem Projekt vom Lenkungsausschuss tatsächlich zugewiesen, spricht man vom Projektbudget (Projektbudgetierung).

In der Planungsphase eines Projektes erfolgt zunächst eine Schätzung der zur Erbringung der Projektleistung benötigten Ressourcen:

• Dispositive Arbeit (Management)
• Ausführende Arbeit
• Betriebsmittel
• Werkstoffe
• Benötigte Räume
• Benötigte Maschinenkapazitäten
• etc.

Für jedes Arbeitspaket wird z.B. abgeschätzt wie viel Manntage für die Erbringung der definierten Leistung benötigt werden.

Die Projektkosten ergeben sich aus der Summe der mit Kostensätzen bewerteten geplanten Ressourcen.

Die in der Ressourcenschätzung ermittelten Ressourcen werden mit Kostensätzen bewertet [Zur Problematik der Bestimmung geeigneter Kostensätze werden später an dieser Stelle weitere Informationen eingefügt.].

Ressource	Umfang	Kostensatz	Kosten
Maschine	1	10.000	10.000
Installieren	10	120	1.200
Testen	5	80	400
Projektkosten			11.600

Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Kosten häufig nicht genau geschätzt werden können. Vielfach können nur Bandbreiten angegeben werden. Die stochastischen Einflüsse auf die Gesamtkosten können in diesem Fall mit Hilfe von Monte Carlo Simulationen abgeschätzt werden.

Das Projektbudget umfaßt die dem Projekt vom Lenkungsausschuss zugewiesenen Finanzmittel.

Bei der Budgetvergabe werden auf der einen Seite die in der Kostenschätzung ermittelten Projektkosten (Bottom-up) und auf der anderen Seite die dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Finanzmittel (Top-down) berücksichtigt (s. auch Projektprogammplanung).

Häufig weichen Kostenschätzung und vorgesehenes Budget voneinander ab. Dies hat u.a. folgende Gründe:

• Der geschätzte Aufwandes für die Durchführung einer Aufgabe verringert sich mit zunehmender Hierarchiestufe, da die Details der Durchführung, mögliche Probleme etc. nicht bekannt sind.
• Die Kosten werden in der Hoffnung auf bessere Chancen bei der Projektgenehmigung vom Projektleiter unterschätzt.
• Potentielle Schwierigkeiten werden unterschätzt.
• Kostenschätzungen werden mit einem Risikozuschlag versehen.

In Diskussionen von Lenkungsausschuss und Projektleiter muß eine Lösung für eine Angleichung gefunden werden. Gegebenenfalls müssen die geplanten Leistungen aufgrund eines beschränkten Budgets reduziert werden.