Projektportfolio / Projektprogrammplanung (PPP)

Wie bereits bei der Beschreibung der Leitideen angedeutet, ist eine einstufige F&E-Projektbewertung, -auswahl und -priorisierung i.d.R. nicht effizient, da für die endgültige Entscheidung über den Projektstart umfangreiche Informationen vorliegen müssen, deren Beschaffung mit erheblichen Kosten und Zeitaufwand verbunden ist. Ein solcher Aufwand kann nicht für alle Projektideen betrieben werden. Daher ist vor der Konzeptphase, in der die Projektziele konkretisiert werden, eine Vorauswahl der Projektideen durchzuführen, in der geklärt wird, ob die "Idee grundsätzlich technische Realisierungs- und ökonomische Marktchancen besitzt" . In Abbildung 2-14 sind der Planungs- und Selektionsprozeß auf der Ebenen der Projektideen (Phasen 2 und 3) und der Planungs- und Selektionsprozeß auf der Ebene der Projektkonzepte (Phasen 4 und 5) dargestellt. Es wird deutlich, wie die Maßnahmen des Projektmanagements (Phasen 3 und 5) und der Projektprogrammplanung (Phasen 2 und 4) ineinandergreifen.

Für die Bewertung von Projektideen ist ein unternehmens- oder sogar bereichsspezifisches Kriteriensystem nach den Leitideen der Projektprogrammplanung aufzustellen, das sich an der strategischen Planung orientiert. Darüber hinaus spielt bereits in diesem frühen Stadium der Bewertung das aktuelle Projektprogramm ein wichtige Rolle, denn die neue Projektidee sollte weder durch laufende Projekte bereits abgedeckt sein, noch den strategischen ‘Fit’ von Anfang an in Frage stellen.

Aufgrund der in dieser Phase lediglich qualitativ vorliegenden Informationen sind i.d.R. auch nur qualitative, mehrdimensionale Bewertungsverfahren geeignet. Bei einer geringen Anzahl von Projektideen sind ganzheitliche Vergleiche am sinnvollsten, bei einer großen Anzahl von Projektideen ist die systematische Auswahl mit Hilfe von Checklisten und Scoring-Modellen eine geeignete Vorgehensweise.

Ähnlich wie in der ersten Stufe die Ideen werden in dieser Stufe die Konzepte bewertet, ausgewählt, verworfen, zur Überarbeitung zurückgegeben, befristet zurückgestellt oder als attraktiv selektiert. Die Informationsgrundlage für die Entscheidung ist jedoch nach der Durchführung der Planungsprojekte gegenüber dem Stand bei der Ideenauswahl (Phase 2) wesentlich verbessert.

Die Bewertung der Projektkonzepte orientiert sich i.d.R. an dem gleichen Kriteriensystem, das auch für die Bewertung der Projektideen verwendet wird, da dadurch die Ergebnisse der ersten Bewertung verwendet und überprüft werden können. Aufgrund der genaueren und vielfach auch quantifizierten Projektdaten sind jetzt für die Messung der Kriterien über die qualitative Bewertung hinausgehende Verfahren anwendbar (Nutzwertanalyse, Investitionsrechnungen, etc.).

Die nach einer Grobauswahl zunächst ausgewählten Konzepte werden mit den bereits laufenden Projekten in einem vorläufigen Projektprogrammplan positioniert. Berücksichtigt wird jeweils der im Pflichtenheft ‘angemeldete’ Ressourcenbedarf (Art und Zeitraum). Zudem sollten aktuelle Informationen des Projektcontrollings der laufenden Projekte in die Planung eingehen (Gibt es Verzögerungen oder sich abzeichnende Projektabbrüche?). Ziel der Strukturanalyse ist eine möglichst optimale Auslastung der vorhandenen Ressourcen und eine inhaltliche Abstimmung des geplanten Projektprogramms.

Kapazitätsprobleme oder inhaltliche Probleme, die bei der Strukturanalyse identifiziert werden, sind durch eine schrittweise Optimierung des Projektmixes zu beheben. Ziel dieser Optimierung ist es, ein für das Unternehmen vorteilhaftes Gesamtoptimum des Projektprogramms zu finden, das die Zielfunktion unter Berücksichtigung finanzieller, personeller und technischer Restriktionen am besten erfüllt.

Änderungen im Projektprogramm können durch Streichung von Projekten, Modifikationen, (veränderte) Berücksichtigung von Kooperationspartnern, Anpassung der Ressourcen und zeitliche Variierung vorgenommen werden.

Wenn nach iterativ durchgeführten Optimierungsschritten unter Anwendung der beschriebenen Maßnahmen keine Verbesserung des Projektmixes zu erwarten ist, ist der zu realisierende Projektprogrammplan gefunden.